Portale CIVA INAIL: come denunciare l’impianto di messa a terra e scegliere l’organismo abilitato

Impianto di messa a terra, dispositivi contro le scariche atmosferiche, verifiche periodiche: argomenti che per anni sono rimasti confinati nei fascicoli tecnici e nelle scadenze segnate sull’agenda dell’elettricista. Dal 2019 la situazione è cambiata, perché l’INAIL ha dato vita a un portale informatico, il Portale CIVA, che raccoglie in una banca dati le verifiche periodiche degli impianti. Per chi ha un’azienda, un condominio con personale o semplicemente degli impianti da dichiarare, conviene sapere come funziona.

Da dove nasce il Portale CIVA

L’articolo 36 del D.L. 162/2019, entrato in vigore il 31 dicembre 2019, ha previsto l’istituzione presso l’INAIL di una banca dati informatizzata delle verifiche previste dal D.P.R. 462/2001, cioè quelle relative agli impianti di terra e ai dispositivi di protezione contro le scariche atmosferiche. Il Portale CIVA è lo strumento online attraverso cui questa banca dati viene alimentata.

Cosa deve fare il datore di lavoro

Il portale richiede alcuni adempimenti concreti. Ogni datore di lavoro dovrà:

1. Denunciare i propri impianti, anche nei luoghi in cui non è proprietario ma in affitto.
2. Ottenere un numero di matricola identificativo dell’impianto.
3. Recuperare le matricole già possedute e aggiornare i dati nel portale.
4. Dichiarare quale organismo abilitato esegue le verifiche periodiche sugli impianti elettrici.

Il punto sull’affitto è meno scontato di quanto sembri: l’obbligo riguarda chi utilizza l’impianto come datore di lavoro, non soltanto chi ne è proprietario. Chi lavora in locali condotti in locazione non può quindi ritenere il tema “del proprietario”.

Perché una banca dati delle verifiche

La logica è quella della tracciabilità: a ogni impianto corrisponde una matricola, a ogni matricola un organismo abilitato che ne esegue le verifiche periodiche, e tutto è consultabile online. Per chi gestisce molti impianti, o ha sedi diverse, questo significa poter finalmente tenere sotto controllo scadenze e responsabilità in un unico posto, evitando le dimenticanze tipiche della gestione cartacea.

Perché può convenire delegare un consulente

Come per i contributi dei dipendenti, dove di norma ci si affida al consulente del lavoro, anche per il Portale CIVA è possibile delegare un professionista alla presentazione delle pratiche. Per conferire la delega, il datore di lavoro deve abilitare l’intermediario sul portale indicando il codice fiscale della persona autorizzata. Il consulente delegato può poi operare per tutte le figure che lo hanno incaricato:

• datori di lavoro;
• datori di lavoro agricoli;
• datori di lavoro privati di lavoratori assicurati presso altri enti o con polizze private;
• amministratori di condominio;
• privati cittadini.

Come si svolge un incarico in pratica

Un servizio di delega ben strutturato segue di solito un percorso lineare:

1. Raccolta della documentazione necessaria per inserire la pratica: dati dell’impianto, eventuali verbali di verifica già in possesso, informazioni sull’organismo che esegue i controlli.
2. Invio al cliente delle indicazioni per accedere al portale e conferire l’incarico al consulente.
3. Presentazione della pratica: denuncia, richiesta di matricola o recupero di una matricola già assegnata, indicazione dell’ente incaricato delle verifiche periodiche, a seconda di quanto previsto dal contratto.
4. Pagamento dei costi obbligatori richiesti dal portale, che nel servizio proposto da QUALISAFE vengono pagati direttamente dallo studio (30 € per ogni singola registrazione), con restituzione al cliente della conferma di pratica conclusa.

Quando conviene muoversi

Chi non ha ancora censito i propri impianti nel portale farà bene a verificare la propria posizione con calma, prima di una scadenza o di un controllo. Un primo censimento serve a capire quanti impianti esistono, dove si trovano, se hanno già una matricola e chi esegue le verifiche periodiche. Spesso emergono incongruenze storiche: impianti dismessi ancora registrati, verifiche scadute, sedi secondarie dimenticate. Sistemarle tutte insieme è più semplice che inseguirle una alla volta.

Gli errori più frequenti

• Credere che il tema riguardi solo i proprietari degli immobili.
• Non recuperare le matricole già assegnate in passato, creando doppioni o buchi nei dati.
• Non indicare l’organismo abilitato incaricato delle verifiche periodiche.
• Gestire le scadenze delle verifiche su fogli sparsi senza un calendario unico.

In sintesi

Il Portale CIVA rende digitale e tracciabile un adempimento che prima viveva su carta: denuncia dell’impianto, matricola, organismo abilitato, verifiche periodiche. Per chi non ha tempo o competenze per seguire la procedura, delegare un consulente è una scelta pratica, che libera risorse e mette al riparo da dimenticanze. Se vuoi capire come impostare la tua pratica, scopri il servizio dedicato al Portale CIVA INAIL oppure contattaci per una prima valutazione.